Zeitmanagement in der Gastronomie scheint eigentlich recht simple zu sein: Ich gehe zur Arbeit und wieder nach Hause. Nette Vorstellung, doch eigentlich ist uns klar, dass es so nicht funktioniert. Also lasst uns einen angemesseneren Blick auf die Thematik anwenden.
Warum unser Zeitmanagement mit einem Tagebuch beginnt!
Bevor wir uns irgendwelche „To-Do-Listen“ machen oder uns über „work life Balance“ Gedanken machen, müssen wir zunächst unseren derzeitigen Standard finden! Was sind unsere Rituale? Womit verbringe ich morgens am meisten Zeit? Wann bin ich eigentlich wirklich da? Wann kommen meine Mitarbeiter und wann sind sie bereit zu Arbeiten? Zeitmanagement in der Gastronomie bringt lauter Fragen mit sich die beantwortet sein müssen, bevor wir uns ans optimieren wagen.
Zeiterfassung: ganz klassisch von Hand oder doch lieber digital? Vollkommen egal! Suchen wir uns das heraus was besser zu uns passt. Wichtig ist: Wir planen zu nächst unsere Woche und kontrollieren dann unsere Zeiten. Der Vorteil ist: Durch das Verhältnis von Ist-Zustand zu Soll-Zustand erkennen wir recht schnell wann wir uns etwas vor machen und wann wir wirklich effektiv unseren Aufgaben nachkommen.
Mein Tipp für die digital Zeiterfassung: Die Woche in der Kalender App planen und anschließend ausdrucken. Im Verlauf der Woche die eingetragenen Termine immer so verschieben wie sie wirklich Zeit in Anspruch genommen haben. Am Kontrolltag dann den Ausdruck per Hand korrigieren.
Unser Ziel ist: Wir wollen erkennen wann wir am effektivsten sind und wann wir unsere Zeit verschwenden. Doch am aller wichtigsten ist es: Wir müssen erkennen wie unsere Vorstellung von uns ist und wie wir uns wirklich verhalten.
Zeitmanagement in der Gastronomie verbessern!
Wichtig: Die Voraussetzung ist das wir wissen wann wir unsere Zeit verschwenden, denn nur dann können wir unserer Zeitmanagement in der Gastronomie auch optimieren.
Priorität ist das Zauberwort! Wir müssen zwingend beginnen Entscheidungen zu treffen wie wichtig für uns einzelne Aufgaben sind und unseren Tag dann danach planen.
Wie legen wir Prioritäten fest? Folgende Tabelle hilft dabei:
Das Eisenhower gehört zu den bekanntesten Methoden des Zeitmanagements. Hierbei setzen wir unsere Prioritäten von wichtig zu nicht wichtig. Größtenteils können wir in der Gastronomie nicht mehr unterscheiden was uns wichtig erscheint und was noch Zeit hat, deshalb gilt unter anderem das Eisenhower-Prinzip als gute Methode für Zeitmanagement in der Gastronomie.
| Das hat noch Zeit | Das ist wirklich dringend | |
| Das finde ich nicht so wichtig | Priorität: C | Priorität: B |
| Das finde ich wichtig | Priorität: B | Priorität: A |
- Priorität C: Leider sind dies unsere Zeitfresser, die wir vermeiden müssen bzw. auf ruhige Stunden legen müssen.
- Fernsehen
- Chatten
- Shopping Touren
2. Priorität B: Wichtige Aufgaben die je nach Fall direkt erledigt werden sollten oder uns mental belasten, das heißt das sie uns bei anderen Aufgaben ablenken.
- Mitarbeiter denen du einen Gefallen tun solltst
- Textnachrichten
- Telefonate
- Wochenendplanung
3. Priorität A: Aufgaben die wir ohne Umwege direkt erledigen müssen. Meist sind dies gleichzeitig die schwierigsten Aufgaben und wir neigen dazu dies meist aufzuschieben bis es gar nicht mehr anders geht. Unsere Aufgabe als Führungskraft ist es diese Aufgaben mit der gleichen Intensität zu bearbeiten als ob wir bereits im Verzug wären, denn dann erledigen wir sie schnell, effektiv und vor allem frühzeitig.
- Wichtige E-Mails(Bewerbungen, Veranstaltungsanfragen etc.)
- Steuertermine
- Deadlines
- Absolute Notfälle
Wie wir Rituale nutzen können!
Wie bearbeiten Sie Aufgaben? Sitzen Sie immer am Schreibtisch oder müssen Sie sich bewegen und unterhalten. Geben Sie Aufgaben gerne ab oder müssen Sie alles selber machen? Wir sind alle unterschiedlich und dürfen deshalb immer bei all dem Rat, der auf uns im Internet-Kanon prallt, nie vergessen wie wir sind!
Bin ich morgens oder abends produktiver, kreativer oder freundlicher? Wenn ich das alles weiß kann ich festlegen wann genau ich was mache. Ritual heißt, dass ich die selbe Prozedur immer wieder anwende, egal ob täglich, wöchentlich oder monatlich.
Wie meine Umgebung mein Denken beeinflusst!
Verständlich ist für uns alle, dass wenn wir auf unserer Karte ein neues Gericht haben wollen, dass wir meist eine grobe Vorstellung haben welche Zutat genutzt werden sollen. Dasselbe gilt für alle anderen Organisatorischen Aufgaben: Wollen wir etwas ändern so müssen wir uns zunächst im klaren sein wohin wir wollen. Anschließend hilft es uns auch unsere Umgebung zu ändern.
Kreative sind wir meist im Urlaub, weil wir angeregt werden durch unsere Umgebung, durch unsere Entspannung und durch die Zeit in der wir Tagträumen können. Unser Ziel muss es sein als Führungskraft immer wieder auf diese drei Punkte hinzuarbeiten, da wir es schaffen müssen die Zukunft zu gestalten.
Die Wechselwirkung zwischen Gedanken und unserer Umgebung sind jedermann bekannt. Nur realisieren wir diese zunächst nicht. Verändern wir unsere Umgebung so ändern wir unsere Gedanken. Ändern wir unsere Gedanken so ändern wir unsere Umgebung.
Doch was hat das mit Zeitmanagement in der Gastronomie zu tun? Zeitmanagement ist an sich ja nur ein Handwerkzeug um besser entscheiden zu können. Doch der Raum, also unsere Umgebung ist mindestens genauso wichtig: Gehen Sie raus! Setzen Sie sich auf einen anderen Stuhl! Machen Sie Büro arbeiten auch mal in der Küche oder hinter der Bar! Zwingen Sie sich immer wieder dazu an einem anderen Ort zu sein!
Was kann Zeitmanagement in der Gastronomie bewirken?
To do Listen: Kaum etwas verschafft uns mehr Motivation als einen Punkt abzuhaken! Die gewonnene Motivation strahlt auf Mitarbeiter ab und zeigt Ihnen wie wir als Führungskraft voran gehen und unsere Aufgaben streamlinen können.
Nutzen wir unsere Zeit effektiv so können wir uns entspannter an zum Beispiel kreative Aufgaben wenden und diese noch besser lösen. Raum und Zeit sind maßgeblich für unseren Erfolg verantwortlich! Wagen Sie es ihre eigenen Paradigmen aufzulösen!
5 Tipps für das Zeitmanagement in der Gastronomie:
- Führen Sie ein Zeittagebuch und das immer!
- Priorisieren Sie ihre Aufgaben täglich!
- Führen Sie Rituale ein, die ihren Tag fließender machen!
- Ihre Umgebung beeinflusst ihr Denken! Vergessen Sie nie auch mal frische Luft zu schnappen!
- Raum & Zeit immer wieder verändern!
Weitere Methoden des Zeitmanagements
Im Grunde genommen haben alle Zeitmanagement Methoden den gleichen Ausgangspunkt. Sie helfen euch zu analysieren was im Moment höchste Priorität hat.
ABC-Analyse:
Die ABC-Analyse wird auch Programmstrukturanalyse genannt. Hierbei werden die Aufgaben in A, B und C unterteilt.
| A | Alle Aufgaben, die euch am wichtigsten erscheinen |
Zuerst werden alle Aufgaben erledigt, die die Priorität A haben, danach können wir erst mit B weitermachen.
| B | Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig sind und nicht dringend |
Wenn möglich Aufgaben, die die Priorität B haben delegieren, was soviel heißt wie übergeben an Andere.
| C | Nicht wichtig! |
Diese Aufgaben werden bearbeitet, sobald die Zeit gegeben ist. Priorität A und B sind immer wichtiger als C. Wenn man die Aufgaben bearbeitet, dann am Besten schnell und effizient.
Pareto Methode:
Schon eimal von der 80-zu-20 Regel gehört? Genau, das ist die Pareto Methode. Diese Methode sagt aus, dass du mit 20 Prozent deiner Arbeit 80 Prozent Erfolg erzielen solltest.
Wie kann ich die Pareto Methode anwenden?
Du solltest schnell unterscheiden können zwischen Ist-Wichtig und Nicht-Wichtig. Die Pareto Methode lässt sich gut in aktiven Handlungen einbinden. Sie sorgt unteranderem für ein gutes Zeitmanagement in der Gastronomie.
Beispiel:
Stell dir vor du bist Betriebsleiter und musst einen neuen Mitarbeiter einlernen. Natürlich bleibt das Einlernen des Mitarbeiters nicht deine einzige Aufgabe für heute. Bestellungen schreiben, E-Mails beantworten und im Service helfen, da ein Mitarbeiter krank geworden ist, steht genauso an der Tagesordnung.
Bevor du in Panik gerätst kannst du hier die 80-zu-20 Regel anwenden. Suche dir die wichtigsten Aufgaben heraus die der neue Mitarbeiter wissen muss.
Delegiere die Aufgabe deiner Bestellung. Sage dem Küchenchef, dass er sich darum kümmern sollte. Beantworte die wichtigsten E-Mails zuerst und markiere die unwichtigen. Nun kannst du dich zu 100 Prozent auf den Service konzentrieren.
Alpen-Methode:
Die Alpen-Methode zählt zu den ausführlichsten Zeitmanagement Methoden. Für das Zeitmanagement in der Gastronomie kann es dennoch mit vollem Erfolg genutzt werden.
A: Notiere dir deine Aufgaben, Aktivitäten oder Termine.
L: Schätze die Länge des Zeitaufwands deiner Aufgaben.
P: Plane dir eine Pufferzeit ein, da immer noch Aufgaben dazu kommen können.
E: Entscheide dich hier was für dich als wichtig erscheint und setzte Prioritäten.
N: Kontrolliere deine Ergebnisse im Nachhinein.
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