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Warenannahme: Einfach erklärt & kostenlose Checkliste

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Stellen Sie sich vor, dass Sie mit ihrem Koch eine Idee für ein Abendessen entwickeln und sie vollends darauf brennen. Diesen Burger, der so unglaublich saftig, zart und lecker sein wird, heute Abend zu servieren. Sie wissen, dass die Lebensmittel im Lager sind. Sie wissen, dass ihr Koch diesen Burger perfekt zubereiten wird. Doch dann merken Sie, es wurde nicht das Richtige geliefert. Wütend auf sich selbst verwerfen Sie die Idee. Klar ist, die Warenannahme ist schief gegangen.

Wir wollen Ihnen zeigen:

  • Warum Sie bei der Warenannahme viel Zeit, Geld und Lebensmittel sparen können.
  • Wie Sie mit Checklisten sinnvoll und zielführend mit ihrem Lieferanten die Arbeitsschritte der Warenannahme durchführen können.
  • Was Sie bei den sieben Schritten der Warenannahme beachten müssen, welche Werkzeuge Sie dafür benötigen.

Warenannahme, wie ihr es verstehen könnt:

Die Warenannahme ist der Prozess, der zwischen der Warenanlieferung und der Einlagerung einzugliedern ist. Im Wareneingang ist der wichtigste Schritt die Wareneingangskontrolle.

Die eigentliche Warenannahme erfolgt erst, nachdem überprüft wurde, ob ihr die vollständige, bestellte Ware in einem ordnungsgemäßen Zustand geliefert bekommen habt. Erst nachdem ihr jene Wareneingangskontrolle erfolgreich erledigt habt, nehmt ihr die Ware an und bestätigt dies dem Lieferanten. Die Lieferung ist damit abgeschlossen.

Die Wareneingangskontrolle: Systematisch zur erfolgreichen Lieferung

Vergessen Sie nie, dass ihr Lieferant ihr Partner ist. Nicht umsonst gibt es den Begriff Geschäftspartner, der hier eine besonders wichtige Rolle ist. Haben Sie einmal ihren Lieferanten gefunden so ist dieser darauf aus mit Ihnen möglichst langfristig, positiv und produktiv zu arbeiten.

Die Warenannahme ist hier bei immer wieder eine Probe ihrer Partnerschaft. Hier wird aus einer Bestellung die tatsächliche Lieferung von Produkten. Die nachfolgenden Schritte der Wareneingangskontrolle machen sie mit ihrem Lieferanten gemeinsam. Das Ziel am Ende ist die Unterschrift des Lieferanten auf der Checkliste.

Warenannahme Schritt 1: Eindruck des Lieferantenfahrzeugs

Sind die Waren ordentlich verpackt? Sind sie ordentlich in dem Wagen verstaut? Ist das Fahrzeug irgendwie von außen schon sehr unordentlich? Nutzen sie ihren intuitiven ersten Eindruck.

Stellen Sie sich es einmal anders vor: In einem fiktiven Restaurant ist es schmutzig und unordentlich. Sie würden direkt wieder herausgehen, da sie dem ganzen nicht trauen. Das gleiche Misstrauen sollten Sie vom ersten Moment an haben. Das Fahrzeug sollte also hygienisch rein sein.

Hinweis: Der Motor muss abgeschaltet werden bei der Anlieferung!

Schritt 2: Lieferschein prüfen

Wird wirklich meine bestellte Ware geliefert? Vergleichen Sie den Lieferschein mit ihrer Bestellung. Nichts ist ärgerlicher als angenommene Waren, die man eigentlich gar nicht wollte. Seien Sie deshalb sehr genau bei Ihrer Bestellung.

Schritt 3: Sichtkontrolle

Schädlingsbefall, Verunreinigungen und der nicht einwandfrei Zustand der Ware müssen beim Wareneingang kontrolliert werde. Gewölbte Deckel bedeuten das die Dosen direkt entsorgt werden müssen.

Ist ein Verpackung verschmutzt, durchnässt oder gar beschädigt, so gilt hier: Krankheitserreger wie Salmonelle lieben diesen Untergrund! Also höchste Warnstufe, diese Lebensmittel dürfen beim Wareneingang auf keinen Fall in ihrem Lager landen. In diesem Fall können Sie die Warenannahme verweigern.

Schritt 4: Verbrauchs- bzw. Mindesthaltbarkeitsdatum kontrollieren

Beide Daten müssen auf allen Verpackungen angegeben sein. Ihr müsst vor allem unterscheiden ob es ein Mindesthaltbarkeitsdatum ist (MHD) oder ein Verbrauchsdatum. Der Unterschied ist, dass bei leicht verderblichen Produkten wie Hähnchen oder gar Hackfleisch, das Produkt bis zum Verbrauchsdatum verzehrt werden muss.

Dementsprechend müssen Sie alle Lebensmittel entsorgen deren Verbrauchsdatum abgelaufen ist. Ist das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten, so übernimmt der Hersteller keine Garantie mehr für das Produkt. Wichtig ist aber zu beachten, dass das Produkt trotzdem nicht zwangsweise schlecht sein.

Schritt 5: Die Frischekontrolle

Typisches Aussehen, typischer Geruch und keine Verfärbungen oder gar Fäulnis. Sollten diese Aspekte stimmen, dann können Sie diesen Schritt auf der DIE-GASTRO-Checkliste abhacken und beim Wareneingang einen Schritt weiter gehen.

Sie sind sich nicht sicher? Ein Beispiel:

Je nachdem ob ein Fisch aus dem Meer, Bach oder See kommt, wird dieser etwas unterschiedlich riechen. Er sollte aber zwingend nicht nach Fisch im Umgangssprachlichen Sinne riechen sondern eher neutral.

Hinzukommt das man typischer Weise die Kiemen und die Augen dazu nutz, um die Frische zu erahnen bzw. zu erkennen. Ihr bester Helfer? Das Internet! YouTube und Google sind ihr Freund falls Sie einmal absolut unsicher sind bei der Kontrolle beim Wareneingang.

Schritt 6: Temperatur Messen

Die Temperatur zu messen ist eine wichtige Arbeitsanweisung der Warenannahme. Kühlketten dürfen in der Regel nicht unterbrechen. Fertigverpackte und kühlpflichtige Lebensmittel werdet Ihr beim Wareneingang immer mit einem Aufdruck finden der die Temperaturen angibt. Mit einem Infrarot-Thermometer solltet ihr lose kühlpflichtige Temperaturen überprüfen.

Tipp von DIE GASTRO: Einstechthermometer solltet ihr vermeiden. Ist die Verpackung beschädigt, könnt ihr das Produkt nicht mehr einlagern.

Hat der Laderaum einen Temperaturschreiber? Perfekt, dann müsst ihr nur den Temperaturschreiber-Ausdruck kontrollieren!

Schritt 7: Verdorbene Lebensmittel dokumentieren

Gibt es Ungereimtheiten oder Abweichungen? Dann dokumentiert ihr diese! Sind es sogar gesundheitsschädliche Produkte? Dann informiert Ihr sofort die Lebensmittelüberwachung. Sind es tierische Lebensmittel? Dann muss dies ohne Ausnahme geschehen! Sind es pflanzliche Lebensmittel? Dann könnt Ihr beim Wareneingang darauf verzichten, wenn die besagten Lebensmittel ohne Zwischenlagerung vernichtet werden.

Die Warenannahme: Ab jetzt seid ihr verantwortlich!

Ihr habt die Checkliste durchgearbeitet und seid mit eurer Lieferung zufrieden? Dann unterschreibt ihr auf der Warenannahme Checkliste und die Produkt sind offiziell eure.

Die Warenannahme verbessern:

Die von die-gastro.de zur freien Verfügung gestellten Checklisten sind keineswegs jeder Situation gewappnet. Deshalb ist sie auch frei für die Umarbeitung. Wir würden uns dennoch sehr freuen wenn ihr uns eure Erfahrungen mitteilen könnt, damit wir die Warenannahme Checklisten noch mehr verfeinern können.

Video: Prozubi

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Adrian Awadhttps://die-gastro.de
Nur Gastro im Kopf? Absolut. Gründung, Finanzen und Produktrecherche sind meine Lieblingsthemen.

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