Eine Veranstaltung planen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ihr als Veranstaltungsplaner sorgt dafür, dass ein Event ein Highlight wird. Ob Ihr Firmenevents oder eine Tagung planen werdet, für alles stehen Euch Hilfsmittel zur Verfügung.
Die Veranstaltung planen – wie macht Ihr das am besten?
Bevor Ihr mit dem Event planen beginnt, setzt Ihr Euch in Ruhe hin und macht ein Brainstorming. Was von vornherein klar ist: nicht alles ist vorhersehbar. Ein guter Veranstaltungsplaner weiß, dass 80 Prozent Planung und 20 Prozent Improvisation sind.
Wenn Ihr das verinnerlicht, spart Ihr Euch viel Nerven und unzufriedene Veranstalter. Am besten, Ihr erstellt Euch eine Checkliste für die Veranstaltung. Damit vergesst Ihr nichts, wenn es an die Veranstaltung organisieren geht.
Erstellt Euch ein Grundgerüst, das nach allgemeinen und individuellen Punkten aufgeteilt ist. Und geht dann vom Groben ins Detail. Das läuft immer gleich ab – egal, ob Ihr eine Veranstaltung planen oder Firmenevents organisieren müsst.
Die Basis schafft Ihr mit den vier „W“-Fragen: was, wer, wann, wo, wie. Was ist die Zielsetzung: Tagung, Event, Firmenjubiläum? Wer beauftragt Euch? Wann findet die Veranstaltung statt?
Wo findet der Event statt? Wie ist der Ablauf geplant? Jetzt werdet Ihr konkreter. Eine Veranstaltung besteht immer aus einem offiziellen Teil und einem Rahmenprogramm mit Bewirtung. Ihr als Veranstaltungsplaner habt keinen Einfluss auf die inhaltliche Gestaltung.
Gleichwohl seid Ihr verantwortlich für den Rahmen. Damit tragt Ihr maßgeblich dazu bei, ob der Event einen positiven Eindruck hinterlässt. Nach Eurer Zielgruppe wählt Ihr das Essens- und Getränkeangebot aus.
Eine Veranstaltung planen heißt, dass Ihr Euch Gedanken über die Zielgruppe macht. Ist es eine formelle Gruppe, die einen gediegenen Rahmen bevorzugt? Oder kommen dynamische Vertriebsmitarbeiter zu Euch, die es leger mögen? Beim Essen berücksichtigt Ihr am besten die aktuellen Trends. Sind Vegetarier, Veganer oder Allergiker unter den Gästen? Ist eine Abendveranstaltung geplant?
Kümmert sich der Veranstalter um die Musik oder übernehmt Ihr die komplette Organisation? Ihr seht, eine Veranstaltung planen ist bei strukturierter Vorgehensweise kein Hexenwerk.
Eine Event planen – was benötigt Ihr dafür?
Ein Event planen beginnt immer mit einem roten Faden. Ihr erstellt Eure Checkliste für die Veranstaltung im groben. Bevor Ihr die Veranstaltung organisieren beginnt, setzt Ihr Euch an die Details.
Ihr wisst jetzt, ob Ihr eine Tagung planen oder ein Event gestalten müsst. Die Anzahl der Gäste oder Teilnehmer steht fest. Die passenden Räumlichkeiten sind frei.
Jetzt beginnt Ihr mit der detaillierten Abstimmung. Ein Event planen beginnt mit dem Motto der Veranstaltung. Das ist die Basis für Eure Dekoration, Bewirtung und das Unterhaltungsprogramm.
Vom Veranstalter benötigt Ihr nun die konkreten Zahlen. Wie lange setzt er die Veranstaltung an? Sind Übernachtungen geplant?
Mit wie vielen Gästen rechnet er maximal? Welche Infrastruktur benötigt er? Wie hoch ist das Budget?
Ihr prüft, ob Gäste dabei sind, die einen barrierefreien Zugang benötigen. Findet die Anreise mit dem Pkw statt, sorgt Ihr für genügend Parkplätze? Ihr habt alle notwendigen Informationen? Jetzt erstellt Ihr einen Projektplan.
Welche anderen Bereiche im Haus sind mit eingebunden? Wen braucht Ihr alles, um die Veranstaltung planen zu können? Damit Ihr die Veranstaltung organisieren könnt, braucht Ihr weitere Informationen vom Veranstalter.
Benötigt er Mobiliar und Technik von Euch? Kümmert er sich um Fotografen? Bringt er Ausstattung mit oder liefert er an? Sind Proben oder Testläufe geplant?
Die Veranstaltung planen bedeutet, am Event genügend Personal einzuplanen. Ihr teilt die Aufgaben klar zu und überprüft nochmals Euren Ablaufplan. Am Veranstaltungstag kontrolliert Ihr, ob alles wie geplant umgesetzt ist.
Für Euch als Veranstaltungsplaner endet der Event nicht mit der Verabschiedung des letzten Gastes. Ihr holt Euch ein Feedback vom Veranstalter ein. Das ist besonders wichtig, um es in Eure Checkliste für die Veranstaltung einfließen zu lassen.
Veranstaltung planen mit dieser Checkliste
Ein Event planen ist eine Herausforderung, die Ihr strukturiert angeht. So schafft Ihr es, möglichst wenig zu vergessen und gut vorbereitet zu sein. Dazu braucht Ihr eine Checkliste für die Veranstaltung. Sie führt Euch durch die wesentlichen Punkte und Ihr könnt sie jederzeit individualisieren.
- Art der Veranstaltung (Tagung, Firmenevent, Verkäuferschulung)
- Wer ist der Veranstalter?
- Wann findet das Event statt?
- Welche Räumlichkeiten benötigt der Veranstalter und wie viel?
- Wer sind die Ansprechpartner (beim Veranstalter, im Hause)?
- Welchen Rahmen wünscht der Veranstalter?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Übernimmt der Veranstalter alle Kosten oder zahlen die Teilnehmer selbst?
- Benötigt der Veranstalter Mobiliar und Technik?
- Welche Bestuhlung wünscht der Veranstalter?
- Braucht der Veranstalter Hilfspersonal?
- Übernachten Teilnehmer der Veranstaltung?
- Wie reisen die Teilnehmer an – braucht Ihr genügend Parkplätze?
- Ist eine Bewirtung geplant?
- Plant der Veranstalter Essen à la carte, ein Menü oder ein Buffet?
- Welche Getränke sind vorgesehen – alkoholisch, nicht-alkoholisch?
- Wünscht der Veranstalter eine Getränke-Flatrate?
- Begrenzt der Veranstalter den Getränkeausschank?
- Liefert der Veranstalter Unterlagen, die der Veranstaltungsplaner auslegt?
- Hat der Veranstalter ein Rahmenprogramm vorgesehen?
- Wer organisiert das Unterhaltungsprogramm?
- Gibt der Veranstalter die Dekoration der Räume vor?
Jetzt erstellt Ihr einen Ablaufplan oder ein Veranstaltungsprogramm. Das stimmt Ihr mit den verantwortlichen Bereichen im Haus ab. Kurz vor dem Event macht Ihr sicherheitshalber einen Check und Probelauf.
Dann könnt Ihr, falls notwendig, nachjustieren. Wie erwähnt, geht nicht alles glatt. Ihr stellt Euch am besten auf Unvorhergesehenes ein. Wichtig ist, dass Ihr in diesem Fall ruhig bleibt und Souveränität ausstrahlt.
Damit beruhigt Ihr auch den Veranstalter. Holt Euch auf jeden Fall nach der Veranstaltung ein Feedback. Ihr freut Euch entweder über das Lob oder es hilft Euch, besser zu werden.
Eine Veranstaltung planen ist leicht mit den entsprechenden Hilfsmitteln und der richtigen Einstellung.
Video: Kleinbetriebewerbung
Weitere Artikel:
Verkaufsgespräch im Bankett: So geht’s richtig!
Function Sheet: Laufzettel für eine gut organisierte Veranstaltung