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Was ist ein Meldeschein?
Bei einem Meldeschein handelt es sich um ein kleines Formular, das Gäste vor dem Einchecken in ein Hotel oder in einen anderen Beherbergungsbetrieb ausfüllen müssen. Darauf werden persönliche Angaben wie Name, Adresse und Herkunftsland angegeben.
Ein Meldeschein ist im Hotel Pflicht. Aus den Angaben auf den Meldescheinen erhalten die Behörden Auskunft über die Herkunft der Gäste. Bei einem Hotel handelt es sich um eine Beherbergungsstätte.
Daher gilt, dass sich die Betreiber an die besondere Meldepflicht gem. § 29ff. BMG zu halten haben. Der Meldeschein für Beherbergungsstätten muss bei der Ankunft eines Gastes ausgefüllt werden, erst dann darf ihm der Zimmerschlüssel ausgehändigt werden. Die Hotelbetreiber müssen das Formular ein Jahr nach dem Tag der Anreise verwahren.
Danach muss das Formular laut: DSGVO innerhalb von drei Monaten vernichtet werden.
Warum ein Meldeschein im Hotel?
Ein Meldeschein für Beherbergungsstätten muss seit dem 1. November 2015 folgende Angaben eines Gastes enthalten:
- das An- und Abreisedatum
- Familienname
- Vorname
- Geburtsdatum des Gastes
- die Staatsangehörigkeit
- die Wohnanschrift
- Anzahl der Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit
- die Seriennummer des Reisepasses bei ausländischen Gästen
Die Gäste müssen den Meldeschein für Beherbergungsstätten selbst handschriftlich unterschreiben. Die Polizei kann in die Meldeformulare Einsicht nehmen, sollte sie auf der Suche nach verdächtigen Personen sein, die sie in einem Hotel vermutet.
Hotelbetreiber dürfen die personenbezogenen Daten selbstverständlich nur im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erheben. Die besonderen Meldescheine für Beherbergungsstätten müssen von den Hotelbetreibern für ihre Gäste bereitgehalten werden.
Hoteliers haben zudem die Pflicht, auf die Gäste einzuwirken, damit sie ihre Meldepflicht erfüllen. Denn das Meldewesen dient hierzulande als Informationsquelle für die Wirtschaft, die Statistik, die Ausländer- und Ausweisbehörde sowie der Polizei.
Meldescheine tragen häufig zu den Fahndungserfolgen der Polizei hierzulande bei. Außerdem dient der Meldeschein auch zur Erhebung des Fremdenverkehrs- und Kurbeitrags oder der sogenannten „Kurtaxe“.
Dieser Meldeschein für Beherbergungsstätten muss der Hotelbetreiber für die Einsichtnahme der Meldebehörde und anderen Behörden bereithalten. Der Schein ist auf Verlangen vorzuweisen. Natürlich muss das Formular vor unbefugter Einsichtnahme geschützt werden.
Drei Monate nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss man den Meldeschein vernichten. Es fallen keine Kosten an.
Woher bekomme ich einen Meldeschein?
Ein Hotel ist eine Beherbergungsstätte und dient daher zur gewerbs- oder geschäftsmäßigen Aufnahme von Gästen. In der Folge unterliegt es dem Bundesmeldegesetz (BMG) §§ 17, 29 und 30.
Die ankommenden Gäste müssen einen Meldeschein für Beherbergungsstätten unterzeichnen, noch bevor ihnen der Zimmerschlüssel ausgehändigt wird. Das Formular muss von dem Gast eigenhändig unterschrieben werden. Meldedaten von Reisenden werden bereits seit dem 19. Jahrhundert erhoben.
Damals geschah das wahrscheinlich „zum Zwecke der Gefahrenabwehr“. Erst später kam es dazu, dass auch die übrige Bevölkerung melderechtlich erfasst wurde. Mittlerweile liegt das Meldewesen beim Bund. Seit dem 1. November 2015 gibt es einige Änderungen. Den Hoteliers ist es nun gestattet, die Meldescheine mit den wichtigsten Angaben bereits im Voraus auszufüllen.
Hier finden sie Meldeschein zum download:
Eine weitere Erleichterung ist zudem, dass Sie keine amtlichen Vordrucke mehr benötigen. Die Formulare können zum Beispiel bei bekannten Online-Händlern erworben werden. Außerdem stellt auch der deutsche Hotelverband seinen Mitgliedern, Meldeschein-Muster als Word- oder als PDF-Dokument zum Herunterladen zur Verfügung.
Die Hotelbetreiber müssen dann das Muster-Formular nur noch an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Diese datenschutzkonforme Muster-Vorlage besteht aus einem Abschnitt mit den Pflichtangaben, ein weiterer Teil ist der Rechnungsanschrift gewidmet. Dazu kommt noch die datenschutzrechtlichen Einwilligung zu freiwilligen Angaben der Gäste.
Nicht nur der Hotelverband und die Online-Händler bieten Meldescheine an. Auch viele Zeitungshändler haben diese Formulare mittlerweile in ihrem Sortiment.
Wohin kommen die Meldescheine?
Der Hotelfachmann muss die unterschriebenen Meldescheine so aufbewahren, dass sie kein Unbefugter einsehen kann. Auf Verlangen sind sie der Meldehörde, der Polizei u.s.w. vorzulegen.
Die Formulare dienen auch zur Erhebung des Fremdenverkehrs- und Kurbeitrags sowie der sogenannten „Kurtaxe“. Der Meldeschein für Beherbergungsstätten muss vom Hotelbetreiber 365 Tage (ein Jahr) nach dem Tag der Anreise der Gäste aufbehalten werden.
Danach hat sie der Hotelier innerhalb von drei Monaten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Bei der Datenerhebung sind den Hotelbetreibern ohnehin Grenzen gesetzt und das ist auch völlig in Ordnung.
Nach der ab Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Angaben von Gästen nur dann verarbeitet werden, wenn sie zur Datendurchführung des Beherbergungsvertrags erforderlich sind. Diese Tatsachen sind dem Großteil der Hotelbetreiber selbstverständlich auch bekannt und sie halten sich im Allgemeinen auch daran.
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