Ein Function Sheet Muster muss alle relevanten Informationen enthalten. Natürlich kann man dieses aber auch individuell erstellen. Das Function Sheet entspricht also im Prinzip dem Veranstaltungsauftrag.
Wer eine Veranstaltung in der Gastronomie oder gar ein Bankett plant, möchte einen reibungslosen Ablauf sicherstellen. Eine detaillierte Planung und eine gute Organisation sind dazu die wichtigsten Voraussetzungen.
Damit alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, ist ein minutiöser Ablaufplan nötig. Er wird auch als Function Sheet bezeichnet. Darunter versteht man eine schriftliche Beschreibung der gesamten Veranstaltung.
Warum benötigt man ein Function Sheet?
Je größer eine Veranstaltung in der Gastronomie ist, desto mehr Leute sind naturgemäß daran beteiligt. Die Lokation selbst ist in der Regel ein Hotel, in dem vielleicht eine Übernachtung der Gäste geplant ist. Hinzu kommen allerdings das Restaurant, in dem das Bankett stattfindet. Die Abläufe werden dort mit dem Caterer besprochen und koordiniert.
Letzte Änderungen werden häufig noch sehr spät durchgeführt, trotzdem ist es wichtig, so früh wie möglich mit der Vorbereitung zu beginnen und so viel wie möglich schon im Vorfeld abzustimmen. Wer eine Veranstaltung planen muss, hat also unzählige Bausteine zu einem vollständigen Ergebnis zusammenzufügen.
Eine gute Organisation ist erforderlich, damit alle Prozessschritte reibungslos und ohne Störungen ineinander übergehen. Die Bankettabteilung ist für die Koordination und Freigabe zuständig. Sie ist der Ansprechpartner für den Kunden und der erste Kontakt, wenn es darum geht, individuelle Vorstellungen einzubringen und Änderungswünsche auszusprechen.
Schriftlich festgehalten werden alle Schritte in einem Function Sheet. Dieser Ablaufplan enthält alle wesentlichen Punkte einer Veranstaltung in der Gastronomie. Dazu gehören zum Beispiel der Zeitrahmen und der Ort der Veranstaltung, der Anlass und die Anzahl der Personen.
Auch die Menüfolge ist im Ablaufplan dokumentiert, hinzu kommen die Ansprechpartner vor Ort mit ihren Kontaktdaten. Ein vollständig ausgeführtes Function Sheet ist für die Bankettabteilung und für den Kunden auch deshalb wichtig, weil es eine Auftragsbestätigung für beide Seiten darstellt.
Der schriftliche Ablaufplan dient nach dem Ende der Veranstaltung dazu, die Rechnung zu erstellen und die Dokumentation für die Buchhaltung vorzubereiten. Doch wie sieht ein Function Sheet Muster aus?
Wie ist ein Function Sheet aufgebaut?
Der Ablaufplan für die Veranstaltung kann je nach Art des Events, nach der Größe und nach den Anforderungen des ausführenden Unternehmens individuell angepasst werden. Trotzdem müssen alle relevanten Informationen dokumentiert sein, damit alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben.
Wer eine Veranstaltung planen muss, hat unzählige Dinge zu berücksichtigen, dabei besteht immer die Gefahr, wichtige Details zu vergessen. Deshalb ist das Function Sheet am Anfang meist nur mit den elementaren Eckdaten auszufüllen. Natürlich wird man Schritt für Schritt in die Einzelheiten gehen.
Ein durchdachter Plan für die Veranstaltung besteht zum Beispiel aus drei Blöcken, die untereinander aufgeführt sind. Im obersten Block sind die Art und der Anlass der Veranstaltung, die Zeit, der Ort und die Anzahl der Personen aufgeführt.
Dabei sind auch Besonderheiten wie die Anzahl der Kinder aufzuführen oder die Zahl der mobilitätseingeschränkten Gäste. Im zweiten Block führt man die organisatorischen Angaben auf wie zum Beispiel die Namen der Ansprechpartner, ihre Telefonnummern und ihre E-Mail-Adressen. Die Telefonnummern sind besonders wichtig, wenn es kurzfristig noch etwas zu klären gibt, deshalb sollte sichergestellt sein, dass die jeweiligen Personen telefonisch erreichbar sind.
Der wichtigste Teil des Function Sheets
Im dritten Block des Sheets steht der eigentliche Ablauf der Veranstaltung mit Uhrzeiten. Hier ist zum Beispiel zu entnehmen, wann die Gäste kommen, ob ein Sektempfang geplant ist, wann eine Begrüßungsrede gehalten wird und wann mit dem Menü begonnen wird.
Bei einem mehrgängigen Menü kann die Speisenfolge aufgeführt sein, auch Uhrzeiten sind dabei anzugeben. Je länger und umfassender die Veranstaltung ist, desto mehr Daten wird auch die schriftliche Auftragsbestätigung enthalten. Das ist schon deshalb nötig, damit man Nichts vergisst und alle Beteiligten sicher sind, das Event sorgfältig vorzubereiten.
Ergänzt werden kann der Laufzettel um eine Liste für das Equipment, die für das Catering nötig ist. So stellt man sicher, dass der Caterer nichts vergisst und dass die zusätzliche Ausstattung zuverlässig geliefert wird.
Bei der Gestaltung des Function Sheets sollte man unbedingt auf eine übersichtliche und verständliche Darstellung achten, damit keine Missverständnisse entstehen. Ist das gewährleistet, steht einer optimalen Vorbereitung und einem perfekten Ablauf des großen Ereignisses nichts mehr im Weg.
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