Die Dienstplangestaltung ist ein schwieriges Thema. Mal hat man kein Personal, Mitarbeiter werden krank oder die Urlaubszeit beginnt. Verzweifelt sitzt man dann vor der Planung des Dienstplans und weiß erst gar nicht wo man anfangen soll. Für eine stressfreie und faire Dienstplangestaltung haben wir ihnen in diesem Artikel einige Tipps
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Wer übernimmt die Dienstplangestaltung?
Die Dienstplangestaltung geht meist vom Chef aus. Je nachdem wie groß der Betrieb ist, gibt es auch Abteilungsleiter, die dies als Aufgabe haben. In den meisten Fällen werden fertige Dienstpläne am Ende vom Chef korrigiert oder abgesegnet.
Dienstplan erstellen – Was muss ich beachten?
Bei der Dienstplanerstellung kann man nicht einfach drauf loslegen und willkürlich sein Personal einplanen. Gerade in der Gastronomie ist der Dienstplan ein wichtiger Baustein für den Erfolg. Mitarbeiter brauchen an einigen Tagen aus persönlichen Gründen frei, sind im Urlaub oder sind krank. Dazu kommt, dass die Arbeitszeit von 10 Stunden nicht überschritten werden darf und mindestens zwei Tage die Woche frei bekommen muss.
Dienstplan erstellen – rechtliche Grundlagen
Sollten Sie einen Dienstplan erstellen, müssen Sie auf folgendes achten:
- Der Arbeitnehmer darf nicht länger als 10 Stunden arbeiten.
- Pausen müssen im besten Fall mit einberechnet werden. In unserem Artikel Arbeitszeiten in der Gastronomie finden Sie alle rechtlichen Grundlagen dazu.
- Ein Dienstplan gilt für den Arbeitgeber als verbindlich, sobald er ihn aushängt. Haben Sie also Änderungen vor, müssen diese mit dem Arbeitnehmer abgeklärt sein.
Dienstplan erstellen – Mit diesen Tipps ist jeder zufrieden
Planen Sie früh
In der Gastronomie einen Jahresdienstplan zu schreiben ist nicht die beste Option. Viel mehr sollte der Dienstplan mindestens 2 Wochen vorher vorliegen. Es spart Ihnen viel Stress, falls es zu Ausfällen kommt. Mitarbeiter freut es genauso, wenn sie im voraus ihre freien Tage planen können.
Einen Notfalldienst in den Dienstplan einpflegen
Gestern noch da, heute krank. Leider kann dieser Fall eintreten und hier sollte man eine schnelle Notlösung finden. Mitarbeiter auf Abruf oder als Notdienst einzutragen wird zwar nicht gerne gesehen, hilft Ihnen am Ende dennoch schnell und kurzfristig stressfrei den Plan aufrecht zu erhalten.
Feste Zeiten zum Aushängen des Dienstplans setzen
Sich eine feste Zeit einzuplanen an denen man den Dienstplan erstellt, ist nicht nur für Sie von Vorteil, sondern auch für Mitarbeiter. Wenn es heißt jede Woche kommt der Dienstplan am Montag für die darauffolgende Woche, sind Sie in der Pflicht diesen zu schreiben und Mitarbeiter entspannter freie Tage zu planen.
Bei der Dienstplangestaltung auf Überstunden achten
Bei der Dienstplangestaltung sollten Mitarbeiter mit vielen Stunden am meisten berücksichtigt werden. Überstunden muss man irgendwann abbauen oder auszahlen. Gerade im Sommer, wenn das Sommerloch beginnt und der Betrieb eher ruhig läuft, sollten diese Mitarbeiter nur einen halben Tag arbeiten oder ganz frei machen.
Boxenstopp einlegen
Nur mit gesunden und motivieren Mitarbeitern kann ein Betrieb in der Gastronomie laufen. Es ist kein Geheimnis, dass es in der Gastronomie mal spät wird. Achten Sie hierbei nur darauf, dass jeder Mitarbeiter mindestens 11 Stunden eine Ruhezeit einlegen kann.
Wann sollten Dienstpläne den Mitarbeitern vorliegen?
Es gibt Betriebe, die Dienstpläne erst drei oder vier Tage vorher rausgeben. Komplett falscher Weg, denn Mitarbeiter können dadurch ihre freien Tage überhaupt nicht planen. Bei der Erstellung eines Dienstplans sollte man auf eine gerechte Dienstplangestaltung setzen.
Im optimalen Fall gibt man den Dienstplan spätestens 2 Wochen im voraus aus. Mitarbeiter können hierbei ihre Freizeit ohne Probleme gestalten. Sollte es auch Mal zu spontanen Terminverlegungen oder Krankheitsfällen kommen hat man somit genug Zeit den Dienstplan stressfrei zu ändern.
Dienstplangestaltung Vorlage
Damit Sie nicht eine neue Excel-Datei erstellen müssen, haben wir Ihnen zum freien download einen fertigen Dienstplan als Vorlage bereitgestellt.
Wo kann ich Dienstpläne erstellen?
Einen Dienstplan online zu erstellen ist in unserer Zeit keine große Sache mehr. Leider nutzen wenige Betriebe dieses Angebot. Dabei bringt die Dienstplangestaltung online nur Vorteile mit sich.
- Dienstpläne können online geschrieben werden
- Mitarbeiter bekommen Dienstpläne per E-Mail oder per App zugesendet
- Sparen Sie Papier.
Dienstplangestaltung online – Diese Plattform müssen Sie kennen
Schichtplaner-Online
Schichtplaner-Online ist ein übersichtliches Tool zur Gestaltung von Dienstplänen. Hier können Sie Ihre Mitarbeiter individuell hinzufügen und rechtliche Grundlagen einhalten.
Vorteile von Schichtplaner-Online:
- Fertige Dienstpläne werden per SMS, E-Mail oder Dropbox versendet.
- Pausen sind automatisch berücksichtigt.
- Arbeitszeiten werden online erfasst.
- Urlaubstage können im Kalender eingetragen werden für mehr Überblick.
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